Gehoste telefonie voor bedrijven

Een gehost telefoonsysteem is een oplossing waarmee bedrijven hun telefooncommunicatie kunnen beheren via een online platform, in plaats van via een fysieke telefooncentrale. Het gehoste of gedematerialiseerde systeem maakt gebruik van externe servers, meestal in datacenters, waardoor het beheer wordt vereenvoudigd, de flexibiliteit wordt vergroot en het systeem overal toegankelijk is.

Wanneer het gaat om bedrijfstelefonie, is het uitbesteden van de infrastructuur een van de huidige normen. In plaats van een fysieke telefooncentrale op locatie te beheren, kiezen bedrijven nu voor gehoste oplossingen bij hun prestataire. Onder de brede noemer "gehoste telefonie" bestaan verschillende technologieën, elk met hun eigen specifieke kenmerken:

• De VoIP (Voice over IP): telefonie die via het internet verloopt. Het vervangt traditionele telefoonlijnen door omleiding van gesprekken via het internet. De werking is gebaseerd op gevestigde protocollen, waaronder SIP (Session Initiation Protocol) en RTP (Real-time Transport Protocol).
• De Centrex IP: hiermee is het niet nodig om een telefoonstandaard intern te hosten. De operator zorgt voor de infrastructuur en het bedrijf profiteert van een dienst die toegankelijk is vanaf elke aangesloten terminal.
• De Cloud PBX: Deze staat ook bekend als een gehoste IPBX en werkt als een traditionele telefooncentrale, maar dan in een 100% cloudomgeving.
• De webRTC: telefonie geïntegreerd in browsers. Met deze technologie hoef je geen software meer te installeren of specifieke hardware te kopen: eenvoudige webtoegang is alles wat je nodig hebt om te bellen en gebeld te worden. Het wordt ook gebruikt in videoconferentiesystemen.

Met gehoste telefonie worden gespreksstromen beheerd door gespecialiseerde serviceproviders, vaak via de cloud of externe servers, in plaats van een traditionele telefooncentrale (PABX of IPBX) in huis te hebben. Het werkt in 3 hoofdfasen:

1. Oproepen verzenden en ontvangen: wanneer een gebruiker belt, kan dat via een IP-telefoon, een mobiele applicatie of een softphone vanaf de PC. Zodra het gesprek is geïnitieerd, wordt het omgezet in datapakketten en via VoIP over het internet geleid. De serviceprovider beheert de verbinding en routeert het gesprek naar de juiste ontvanger, of dat nu een vast, mobiel of ander IP-apparaat is.
2. Communicatiebeheer: Bedrijven hebben toegang tot een online platform, vaak een intuïtieve webinterface, om hun communicatie te beheren. Dit omvat opties zoals oproepdoorschakeling, intelligente routering, gespreksopname of voicemailbeheer. Daarnaast is er directe integratie met tools zoals CRM of klantenserviceoplossingen, waardoor gegevens naadloos gesynchroniseerd kunnen worden en klanten en agenten een betere ervaring hebben.
3. Veiliging van communicatie: dit is gebaseerd op encryptieprotocollen, wederom geleverd door de serviceprovider. Deze zorgt ook voor het onderhoud, dat op afstand wordt uitgevoerd, zodat er geen fysieke interventies op locatie nodig zijn.

Om je telefonie te hosten, hoef je je over het algemeen alleen maar te abonneren op een gehoste telefoniedienst zoals Ringover.

• Wat heb je nodig: een betrouwbare internetverbinding en compatibele hardware, zoals IP-telefoons (toestellen ontworpen voor internetgesprekken) of softphones (toepassingen op een computer of smartphone).
• De rol van de provider: Zodra je je hebt geabonneerd, zorgt de provider voor alles: installatie, configuratie volgens jouw behoeften (nummers, berichten, enz.) en doorlopend onderhoud. Het systeem wordt gehost op zijn servers in de cloud, dus je hebt thuis geen complexe apparatuur nodig.
• Kosten: Over het algemeen is dit via een maandabonnement, afgestemd op het aantal gebruikers of lijnen.

Ja, het is mogelijk om je telefoonsysteem zelf te hosten, in je serverruimte, maar dit vereist geavanceerde technische vaardigheden en een speciale infrastructuur. Veel bedrijven kiezen liever voor een oplossing die wordt gehost door een gespecialiseerde leverancier om beheers- en onderhoudskosten te vermijden.

Het verplaatsen van je telefonie-infrastructuur naar de cloud verlaagt de hardwarekosten, vereenvoudigt het beheer van oproepen en verbetert de flexibiliteit. Met een gehost systeem kunnen oproepen overal worden beheerd, wat vooral handig is voor externe of mobiele teams. Met Ringover kun je overstappen van traditionele telefonie naar cloud-telefonie dankzij de portabiliteit van bestaande lijnen.

Traditionele telefonie is afhankelijk van vaste lijnen en fysieke apparatuur die op locatie moet worden beheerd. Hosted telefonie daarentegen is gebaseerd op de cloud, waardoor er geen apparatuur op locatie nodig is en je kunt profiteren van geavanceerde functies zoals online gespreksbeheer, virtuele telefooncentrales, gesprekstranscriptie of realtime statistieken. Het is over het algemeen flexibeler en schaalbaarder.