Gespreksopname: neem al je inkomende en uitgaande gesprekken op

Hier zijn 5 redenen waarom het opnemen van telefoongesprekken belangrijk is.

• Vereenvoudig het inwerken van nieuwe medewerkers.
• Train teams en verbeter hun productiviteit.
• Prestaties van medewerkers beoordelen.
• De kwaliteit van de dienstverlening verbeteren.
• De totstandkoming van contracten of de voltooiing van een transactie verbeteren.

Volgens een procedure die onlangs door de CNIL is aangenomen, mag het opnemen van gesprekken op de werkplek worden uitgevoerd in gevallen van erkende noodzaak en worden gebruikt voor opleidings- en beoordelingsdoeleinden. De werkgever kan dus geen permanent opnameapparaat installeren. Dit systeem moet eenmalig worden gebruikt.

Het opnemen van interne communicatie is standaard uitgeschakeld op Ringover. Gesprekken tussen uw personeel en prospects of klanten kunnen worden opgenomen volgens de geldende regels. De opnamefunctionaliteit kan alleen door beheerders worden ingesteld via het Dashboard.

Ja, het is technisch mogelijk om een telefoongesprek op te nemen. De meeste IP-telefonie software heeft een opname-functie die voor bepaalde telefooncentrales kan worden geactiveerd. In sommige sectoren, zoals cold calling voor verzekeringen, is opnemen systematisch: alle gesprekken moeten worden opgenomen en 2 jaar worden bewaard. Opnames kunnen worden gebruikt als bewijs in geval van een geschil.

De wet biedt een kader voor deze praktijk om de rechten van agenten en de persoonsgegevens van klanten te beschermen. In een callcenter buiten de verzekeringssector wordt niet systematisch opgenomen, maar organisaties moeten hun bellers wel systematisch waarschuwen dat hun gesprekken met het bedrijf waarschijnlijk worden opgenomen, vandaar de zin "wij informeren u dat dit gesprek waarschijnlijk wordt opgenomen ten behoeve van serviceverbetering."

Zelfs als privépersoon zou je de persoon met wie je spreekt systematisch moeten waarschuwen dat je gesprek waarschijnlijk wordt opgenomen. Niet alle smartphones hebben echter zo'n functie. Soms is de functionaliteit beschikbaar in het besturingssysteem van het apparaat, maar er zijn toepassingen voor het opnemen van gesprekken.

Voor professionals is het proces vergelijkbaar, maar de tools zijn anders. Om gesprekken op te nemen, hebben bedrijven een telefonieoplossing met deze functionaliteit nodig. Op Ringover, bijvoorbeeld, gaat u gewoon naar het gedeelte 'configuratie' van het dashboard en vervolgens naar 'standaarden'. Je hoeft alleen maar de betreffende telefooncentrale aan te klikken en vervolgens oproep opnemen in te schakelen door op het daarvoor bestemde pictogram te klikken. Op deze manier kunnen alle gesprekken die via dit schakelbord lopen, worden opgenomen.

Er zijn veel gratis apps voor het opnemen van gesprekken. Deze zijn echter niet ontworpen voor professioneel gebruik en het gebruik ervan is niet altijd legaal, omdat ze de beller niet systematisch waarschuwen. Professionals hebben een betrouwbare, hoogwaardige oplossing nodig, zeker als het gaat om automatisch opnemen van persoonlijke gegevens.

Of gratis oplossingen kunnen niet al deze garanties bieden, met name op het gebied van gegevensbeveiliging. De Automatic Call Recorder van Ringover kan deze garanties wel bieden.