Cloud telefonie

In het verleden vertrouwden bedrijven op zware fysieke infrastructuren om hun communicatie te beheren. Vandaag de dag maakt gedematerialiseerde telefonie - ook wel bekend als cloud telefonie of VoIP (Voice over IP) - korte metten met traditionele lijnen en worden gesprekken via het internet geleid. Hierdoor verloopt de communicatie soepeler. Dematerialisatie biedt toegang tot geavanceerde functies (doorschakelen van gesprekken, voicemail, transcriptie van gesprekken, integratie met zakelijke tools) en een flexibiliteit die de manier waarop bedrijven met elkaar communiceren opnieuw definieert, zowel intern als met hun klanten en prospects.

Eén van de steeds terugkerende vragen over cloud telefonie betreft de veerkracht ervan bij verbindingsonderbrekingen. Een internetstoring betekent niet noodzakelijkerwijs dat de service wegvalt. Er bestaan verschillende mechanismen om een soepele continuïteit te garanderen: automatische overschakeling naar een mobiel netwerk, het doorschakelen van gesprekken naar een ander nummer of zelfs het gebruik van een back-up verbinding. In de praktijk kan een goed uitgerust bedrijf de risico's van een onderbreking grotendeels beperken en een constante beschikbaarheid van de communicatie garanderen. Met Ringover kun je, als je in een gebied bent waar de internetverbinding zwak is, eenvoudig overschakelen naar het mobiele netwerk door de Call Assist functie in de mobiele applicatie te activeren.

Ja. Het behouden van een zakelijk telefoonnummer is vaak noodzakelijk voor de continuïteit van zakelijke relaties. Dankzij nummerbehoud, is het mogelijk om te migreren naar een cloud telefonie oplossing zonder de draad kwijt te raken. De overgang is naadloos, zonder onderbreking van de service, en maakt het mogelijk om lokale, nationale of internationale nummers te integreren, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf.

Of je nu een snelgroeiende start-up, een gestructureerd MKB of een grote internationale groep bent, cloud telefonie kan worden aangepast aan elke schaal. En dat is een van de belangrijkste voordelen. Voor kleinere organisaties is het een kosteneffectieve, flexibele oplossing, terwijl grotere bedrijven profiteren van geavanceerde call management tools en functies die zijn afgestemd op de behoeften van verschillende teams of locaties. Deze technologie is niet zomaar een vervanging voor de traditionele telefoon, maar wordt een strategische hefboom voor het optimaliseren van klantrelaties en interne samenwerking.

Met de opkomst van werken op afstand is cloud telefonie een onmisbare bondgenoot aan het worden. En met reden, want hiermee kunnen werknemers hun zakelijke gesprekken voeren en ontvangen vanaf elk apparaat: computer, smartphone of tablet; net alsof ze op kantoor zijn. Deze continuïteit garandeert een vloeiende klantervaring en een flexibelere organisatie, waar het team ook is. Kortom, dankzij de dematerialisatie van telefonie verdwijnt de grens tussen kantoor en mobiliteit, wat ten goede komt aan een flexibelere en efficiëntere communicatie.

Cloud telefonie werkt anders dan traditionele telefonie. Om je te helpen begrijpen hoe het werkt, bekijk je de volgende regels over systeembeheer en -administratie, de technologie achter cloud bellen en de organisatie die is opgezet voor onderhoud.

Een cloud telefoonsysteem beheren en beheren

Het beheren en beheren van je cloudsysteem gebeurt direct online via een account met een eigen beheerconsole die toegankelijk is via je webbrowser of de applicatie die op je apparaat is geïnstalleerd.

Het verzenden en ontvangen van cloudoproepen

Cloud-telefonie maakt gebruik van het internetprotocol om stemmen te versturen. Het is gebaseerd op een online applicatie en maakt gebruik van VoIP-technologie, die bestaat uit het omzetten van de stem van bellers in datapakketten en het routeren daarvan naar de ontvangers. VoIP kan als volgt worden samengevat:

1. De stemmen van de beller worden opgepikt door de headset of SIP-telefoon die is gekoppeld aan de cloud-telefonietoepassing.
2. Stem omzetten in gegevenspakketten.
3. Routing van gegevens over het internet naar de ontvanger.
4. Herconversie van gegevenspakketten naar geluid (spraak).

Deze stappen worden mogelijk gemaakt door een codec: een computerprogramma dat het coderen en decoderen van digitale gegevens beheert. Informeer bij de verschillende cloud telefonie diensten welke codec ze gebruiken, want dit heeft invloed op de gesprekskwaliteit. Kies voor de nieuwste en meest stabiele technologieën om teleurstellingen te voorkomen.

Onderhoud

Het onderhoud van cloud telefonie wordt over het algemeen uitgevoerd door de provider, aangezien het de provider is die de applicatie host en de gegevens door zijn datacenters gaan. Dit onderhoud valt over het algemeen uiteen in 4 activiteiten:

1. Systeembewaking om potentiële problemen op te sporen
2. Preventief onderhoud: upgraden naar betrouwbaardere technologieën met betere prestaties om een optimale en veilige werking te garanderen
3. Aanpak van incidenten: in het geval van een storing aan de kant van de leverancier, identificeren de teams de bron van het incident, corrigeren het en informeren de klant.
4. Klantondersteuning: als er een probleem optreedt aan de kant van de klant, moet de aanbieder van cloud telefonie een dienst opzetten om het probleem te helpen oplossen.

Gematerialiseerde telefonie biedt de volgende voordelen:

• Betere kostenbeheersing en kostenreductie, met name op het gebied van installatiekosten, apparatuurkosten en onderhoudskosten.
• Schaalbaarheid: u kunt eenvoudig telefoonlijnen toevoegen of verwijderen als uw behoeften veranderen. Cloud telefonie is daarom een relevante keuze als je bedrijf groeit
• Eenvoudige installatie: het opzetten van een cloud telefoniesysteem is over het algemeen heel eenvoudig. Natuurlijk zijn sommige toepassingen eenvoudiger te configureren dan andere, maar meestal verstrijken er maar een paar minuten tussen de installatie en het eerste gebruik
• Flexibiliteit: een cloudsysteem voor je telefonie betekent dat je overal kunt werken zolang je toegang hebt tot het internet vanaf je smartphone, tablet of computer.
• Geluidskwaliteit: cloudgesprekken hebben vaak een betere kwaliteit dan gesprekken via traditionele vaste lijnen, omdat de stemmen worden ingekapseld in de vorm van kleine datapakketjes dankzij een codec die de routering via het internet vergemakkelijkt.
• Geavanceerde functies: Dit is ongetwijfeld een van de belangrijkste voordelen van cloud-telefonie, die zeer geavanceerde functies biedt zoals conferentiegesprekken, de mogelijkheid om voicemailcampagnes te voeren of zelfs automatische gesprekstranscriptie.

Gehoste telefonie biedt bedrijven talloze mogelijkheden. Hier zijn slechts enkele voorbeelden:

• Telefoonontvangst en beheer van inkomende oproepen met een IVR (interactive voice server).
• Centraliseer alle communicatie van uw bedrijf, als u wilt overstappen op een omnichannel contactcenter.
• Contacteer meer prospects met een dialer-tool zoals de Power Dialer.
• Verlicht de werkdruk van de medewerkers van de klantenservice met behulp van regels voor het routeren van oproepen die naar wens kunnen worden aangepast.
• Help uw medewerkers hun volledige potentieel te bereiken met call tracking en trainingstools.
• Verwerf virtuele nummers om uw aanwezigheid in strategische geografische gebieden voor uw bedrijf te versterken (in het buitenland of in een andere regio).
• Het verkooppraatje verfijnen door eenvoudig de inhoudelijke interacties tussen klanten/prospects en het bedrijf te analyseren.

De juiste formulering voor deze vraag zou zijn "Hoe kies je een cloud telefonie oplossing?". Om deze vraag te beantwoorden, zetten we de belangrijkste criteria op een rijtje waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van je telefonieoplossing:

Cloud telefonie is essentieel geworden voor bedrijven van alle groottes, vooral voor bedrijven met werknemers die op afstand werken op ad-hoc of permanente basis. Cloudgesprekken kunnen overal worden gevoerd en aangenomen, zolang er een internetverbinding is. Het andere voordeel van cloud telefonie dat niet over het hoofd gezien mag worden is de kwaliteit van de gesprekken, die over het algemeen hoger is dan die van traditionele telefonie.

In feite betekent de beste cloud telecomsoftware dat je kunt genieten van kristalhelder geluid tijdens gesprekken, zelfs over verbindingen van mindere kwaliteit, zoals 3G. Tot slot, zoals hierboven vermeld, maakt een 100% cloud IP-telefonie dienst de aanschaf van traditionele, zware telefoonapparatuur overbodig. Je kunt je bestaande computers of zakelijke telefoons gebruiken om hiervan te profiteren.

Ook een cloud telefoonsysteem is, zoals de naam al zegt, een systeem waarvan de infrastructuur wordt gehost in de cloud en beheerd door externe serviceproviders. Het wordt niet gehost op je bedrijfslocatie, maar in de off-site datacenters van de door jou gekozen serviceprovider.

In tegenstelling tot traditionele telefonie maakt een cloud-hosted telefoonsysteem gebruik van VoIP (Voice over Internet Protocol of VoIP) voor gesprekken. Het stuurt digitale gegevens over het internet in plaats van het traditionele geschakelde telefoonnetwerk en routeert gesprekken met behulp van een PBX cloud.

Deze telefoonsystemen slaan alle gegevens en informatie op in de cloud, wat de gegevensbeveiliging verhoogt en de onderhoudskosten aanzienlijk verlaagt. Tot slot werkt het cloud telefoonsysteem vaak op abonnementsbasis: je kunt het van een serviceprovider kopen door een maandelijks abonnement te betalen.

Omdat er voor cloud-telefonie geen investeringen in hardware en infrastructuur nodig zijn, is het over het algemeen goedkoper dan traditionele telefoonsystemen op locatie. De werkelijke kosten van een cloud telefoonsysteem kunnen per serviceprovider verschillen, afhankelijk van de functies en functionaliteit die ze bieden.

De cloud telefoonoperators bieden vaak verschillende deals voor bedrijven. Ringover biedt bijvoorbeeld een basisplan met alle essentiële belfuncties die je 21 € per gebruiker per maand kosten bij jaarlijkse facturering. Het geavanceerde plan bevat extra functies en integraties die u 44 € per gebruiker per maand kosten. U kunt ook een tarief op maat krijgen op basis van de specifieke behoeften van uw bedrijf.

Doordat deze abonnementspakketten onbeperkt bellen naar meerdere bestemmingen bevatten, kun je de kosten van lokale en internationale gesprekken aanzienlijk verlagen. Merk op dat deze pakketten extra functies en functionaliteiten bevatten, zoals sms, fax via internet, videoconferenties, enz.