Virtuele receptionist
De virtuele receptionist van Ringover maakt het mogelijk om elke oproep vanaf de eerste bel te beantwoorden, dankzij een intuïtief telefoonmenusysteem dat bellers automatisch begroet en doorverbindt.
Wat is een virtuele receptionist?
Een virtuele receptionist (of auto-attendant) is een automatisch schakelbord dat inkomende gesprekken beantwoordt en doorverbindt met de juiste medewerker of afdeling, waar ook ter wereld. Als je bijvoorbeeld een bedrijf belt, vraagt de automatische telefooncentrale je om je toetsenbord te gebruiken om de gewenste bestemming te bereiken.
Met de automatische standaard van Ringover kun je inkomende gesprekken op intelligente wijze routeren zonder dat je een externe operator nodig hebt. Begroet bellers met een gepersonaliseerd welkomstbericht terwijl u moeiteloos uw oproepstroom filtert en beheert.
Mis nooit meer een oproep
Of het nu gaat om een klantenservicegesprek of een verkoopkans, de virtuele receptioniste van Ringover zorgt ervoor dat alle oproepen snel worden behandeld en correct worden gerouteerd.
Bellers op een professionele manier te woord staan
Maak een blijvende eerste indruk op je klanten met een professionele begroeting die is aangepast aan verschillende soorten bellers. Download verschillende begroetingen voor verschillende nummers.
Wachttijden verkorten
Routeer telefoontjes volgens je openingstijden en verkort de tijd die het kost om de juiste persoon te spreken. Reageer sneller, neem meer telefoontjes aan en sluit meer deals.
Productiviteit maximaliseren
Verbeter de klantervaring en verminder de werkdruk van je teams door automatisch de belangrijkste vragen van klanten te beantwoorden, verlengingen aan te kondigen, enz.
Upgrade je systeem volgens je behoeften
Behandel elk aantal inkomende gesprekken zonder fouten. Profiteer van intelligente routering om prioriteit te geven aan oproepen met bepaalde nummers.
Ontworpen om te voldoen aan de behoeften van uw bedrijf
Kies de welkomstboodschap van je bedrijf
Gebruik een professioneel opgenomen begroeting met een stem naar keuze. Vermeld openingstijden, belangrijke mededelingen, telefoonnummers van medewerkers en afdelingen en andere belangrijke details.
Routeer oproepen volgens openingstijden
Leid inkomende gesprekken om volgens je beschikbaarheid. Stel bijvoorbeeld regels in voor automatisch beantwoorden tijdens de feestdagen, en stel vervolgens in dat ze automatisch terugkeren zodra de feestdagen voorbij zijn.
Oproepen doorschakelen naar elke locatie
Verbind gesprekken automatisch door naar waar ze moeten komen. Verbind bellers met de extensie, voicemail of buitenlijn van je keuze.
Instellingen wijzigen vanaf elk apparaat
Moet je iets veranderen? Wijzig je virtuele receptionistesysteem snel en eenvoudig vanaf elk apparaat, inclusief je smartphone of tablet, met de mobiele app van Ringover.
Andere functies die interessant voor je kunnen zijn
Maximale wachttijden definiëren
Verbeter de ervaring van je klanten en voorkom dat je wachtrij te vol wordt door maximale wachttijden en een maximum aantal bellers in de wachtrij in te stellen.
Blokkeer ongewenste oproepen met een zwarte lijst
Geef je teams de middelen om optimaal te werken met een blacklist die voorkomt dat vervelende bellers je agents bereiken en hun tijd verspillen.
Blijf altijd verbonden, waar je ook bent
De functie voor het doorschakelen van oproepen van Ringover schakelt alle inkomende oproepen door naar je mobiele telefoon, vaste lijn of een ander nummer dat je kiest volgens jouw schema.
Gesprekken eenvoudig doorverbinden
Houd gesprekken gaande. Laat je agents elkaar op de hoogte houden van de exacte situatie van de beller, dringende behoeften en specifieke verzoeken voordat ze gesprekken doorverbinden.
Onbeperkt bellen naar meer dan 110 bestemmingen
Vestig een lokale aanwezigheid met onbeperkt bellen naar meer dan 110 bestemmingen wereldwijd en transparante vaste tarieven naar alle andere bestemmingen.
FAQ - Virtuele receptioniste
- Wat is een selfattendant?
- Wat zijn de voordelen van een self-attendant?
- Kan ik de virtuele receptionist (Auto-attendant) van Ringover combineren met Microsoft Teams?
- Is het mogelijk om AI te gebruiken als virtuele receptionist?
- Communiceren virtuele receptionisten met bellers?
- Wat is het verschil tussen een virtuele receptionist en een interactieve stemserver (IVR)?
- Wat zijn mijn opties voor het routeren van gesprekken?
- Moet ik een automatische telefooncentrale of een live receptioniste gebruiken?
- Wie zou een virtuele receptionist moeten gebruiken?
- Wat is gespreksprioriteit?
- Hoe configureer ik mijn virtuele receptionist?
Wat is een selfattendant?
Een self-attendant, ook bekend als een virtuele receptionist, is een geautomatiseerd systeem dat inkomende gesprekken aanneemt en bellers naar de juiste afdeling leidt, zonder menselijke tussenkomst. Met behulp van aanpasbare gesproken aanwijzingen helpt het bij het stroomlijnen van call-management, terwijl het een professionele, naadloze ervaring biedt voor elk contact.
Wat zijn de voordelen van een self-attendant?
De auto-attendant heeft verschillende grote voordelen, die we hieronder opnoemen:
.- Bespaar tijd voor uw teams: oproepen worden automatisch naar de juiste contactpersonen gerouteerd.
- Verbeterde klantervaring: elke beller wordt 24/7 professioneel verwelkomd.
- Verlaging van de kosten: u hoeft geen speciaal persoon in te zetten voor filteren of doorschakelen.
- Versterkt merkimago: een vloeiend, consistent onthaal geeft een modern, betrouwbaar imago aan uw bedrijf.
- Flexibele configuratie: u kunt berichten, schema's of routeringsprioriteiten in een paar klikken wijzigen via de Ringover-interface.
Kan ik de virtuele receptionist (Auto-attendant) van Ringover combineren met Microsoft Teams?
Ja. Het is mogelijk om Ringover te integreren met Microsoft Teams, zodat je je communicatie vanuit één interface kunt beheren. Je kunt je inkomende Ringover-oproepen vanuit Teams aannemen, je contactpersonen bekijken en zelfs oproepen rechtstreeks vanuit het platform activeren via de speciale Teams-integratie.
Is het mogelijk om AI te gebruiken als virtuele receptionist?
Al goed. Ringover gebruikt kunstmatige intelligentie om de functies van zijn cloud telefonieoplossing te verrijken.
Dankzij AI is het mogelijk om call management te automatiseren. Met de AIRO voice agent kun je je teams verlossen van gesprekken met een lage toegevoegde waarde, zodat ze zich op belangrijkere taken kunnen richten.
Let op: er gaat geen gesprek verloren: deze AI-telefoon kan meerdere gesprekken tegelijk aan.
Door deze AI-touch aan je self-attendant toe te voegen, kies je voor een aanpak die niet alleen een betere klantervaring oplevert, maar ook de lijnen ontlast door eenvoudige vragen autonoom af te handelen.
Communiceren virtuele receptionisten met bellers?
Ja, virtuele receptionisten kunnen met bellers praten via een interactief menu. Een beller kan bijvoorbeeld gevraagd worden om op een bepaald nummer te drukken om de gewenste dienst te bereiken.
Wat is het verschil tussen een virtuele receptionist en een interactieve stemserver (IVR)?
De virtuele receptionist is een telefonieoplossing waarmee bellers kunnen communiceren met het telefoniesysteem van een bedrijf via een interactief menu (druk bijvoorbeeld op 1 voor verkoop, op 2 voor facturering, enz.) De IVR kan deze taken ook uitvoeren, maar kan veel verder gaan door complexere routeringskwesties te beheren. Met SVI van Ringover kun je inkomende oproepen automatisch naar de juiste personen routeren op basis van hun vaardigheden, taal, enz.
Wat zijn mijn opties voor het routeren van gesprekken?
Flexibiliteit is de sleutel. Het intuïtieve Auto Attendant-systeem van Ringover maakt het eenvoudig om bellers naar elke bestemming te sturen, inclusief specifieke medewerkers en afdelingen, aanpasbare gebruikersgroepen, voicemailboxen en buitenlijnen.
Moet ik een automatische telefooncentrale of een live receptioniste gebruiken?
Een automatische telefooncentrale biedt bedrijven een betaalbare, schaalbare oplossing die precies is afgestemd op hun behoeften. Bovendien werkt een automatische telefooncentrale 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar zonder onderbreking. Een receptioniste daarentegen brengt haar eigen persoonlijkheid mee en kan prioriteitsoproepen met meer aandacht afhandelen.
Bedrijven kunnen ervoor kiezen beide te gebruiken. Een automatische telefooncentrale kan bellers bijvoorbeeld begroeten en hen tegelijkertijd de optie bieden om met een receptionist te spreken (druk bijvoorbeeld op nul om met een agent te spreken).
Wie zou een virtuele receptionist moeten gebruiken?
Veel soorten bedrijven maken gebruik van een virtuele receptionist om inkomende gesprekken moeiteloos te beantwoorden en door te verbinden. Callcenters, verkoopteams, kantoren (medisch, juridisch, marketing, enz.), bedrijven op afstand en kleine bedrijven profiteren allemaal van een virtuele receptionistenservice die de wachttijden verkort en tegelijkertijd een professionele eerste indruk geeft.
Wat is gespreksprioriteit?
Het geavanceerde wachtrijsysteem van Ringover werkt samen met uw virtuele receptionist om ervoor te zorgen dat VIP-bellers niet hoeven te wachten. Telkens wanneer een voorkeursklant uw nummer belt, wordt hij als eerste in de actieve wachtrij geplaatst.
Hoe configureer ik mijn virtuele receptionist?
Stel je virtuele receptionistesysteem in enkele seconden in. Het geautomatiseerde receptionistesysteem van Ringover is toegankelijk vanaf elk apparaat, inclusief je smartphone of tablet, met de mobiele app van Ringover.
Je hoeft alleen maar in te loggen op je account en de gewenste instellingen te selecteren. Je hebt geen extra apparatuur of IT-professionals nodig.